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Como o Basement facilita o exercício de stock options

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A implementação de um plano de Stock Options vai muito além de definir contratos e realizar outorgas. É preciso pensar também no momento do exercício das opções

O Basement tem a proposta de oferecer uma plataforma completa para a gestão de Incentivos de Longo Prazo – ILPs. Nossa evolução acompanha a de nossos clientes: conforme startups amadurecem e empresas crescem, elas demandam novas funcionalidades.

Para atender a essas demandas, lançamos mais uma funcionalidade. Agora, é possível ter controle significativamente maior do fluxo do exercício de opções. Dessa forma, além do ganho de eficiência, há fortalecimento do compliance e redução nos riscos tributários.

Neste artigo, você vai entender melhor como essa funcionalidade beneficia sua empresa e seus colaboradores. Também vai acompanhar como essa funcionalidade opera, na prática, com um passo a passo detalhado.

O processo do exercício de stock options

O exercício de opções é o momento em que o beneficiário do plano de stock options decide exercer sua opção de comprar ações da organização. Para chegar ao exercício, precisam ser cumpridas as cláusulas estabelecidas no contrato.

O processo do exercício de opções também está previsto no próprio contrato. No entanto, em termos gerais, ele é composto pelas seguintes etapas:

  • Notificação de exercício: beneficiário declara sua vontade de exercer as opções vestidas de um contrato, mediante pagamento do exercício de opções
  • Validação da notificação: administrador confere se as cláusulas do contrato foram cumpridas pelo beneficiário (vesting, cláusulas de performance, etc) e então prossegue ou não com o exercício
  • Pagamento do exercício: beneficiário realiza o pagamento do exercício de opções conforme “preço de exercício por ação” registrado em contrato e eventuais reajustes por incidência de índices de correção (IPCA, IGP-M)
  • Homologação: administrador realiza a emissão/transferência das ações para o beneficiário

Benefícios do gerenciamento do fluxo de exercício de opções no Basement

A funcionalidade de gerenciamento do fluxo de exercício de opções traz benefícios tanto para o administrador quanto para os beneficiários que utilizam a plataforma.

Para o administrador, essa funcionalidade garante mais controle sobre o exercício de opções. Ela permite gerenciar de forma centralizada todos os processos de exercício em andamento. É possível acompanhar de perto a abertura de janelas de exercício, pagamento e documentos relacionados.

Para os beneficiários, essa funcionalidade torna mais fácil o exercício das opções e aumenta o valor percebido do incentivo de stock options. Seus colaboradores vão realizar e acompanhar o exercício de suas opções de forma online e centralizada. Assim, eles obtêm todas as informações pertinentes com autonomia, rapidez e simplicidade.

E há vantagens ainda maiores por trás desta nova funcionalidade. Elas estão ligadas à gestão de riscos tributários e ao compliance

É no momento do exercício que são aplicados os tributos sobre as opções, para os beneficiários, e potencialmente os encargos trabalhistas, para as empresas. 

O controle mais eficaz do fluxo de exercício permite ter melhor visibilidade dos tributos que deverão ser recolhidos. As informações necessárias para o cálculo dos impostos ficam registradas e podem ser facilmente consultadas pelo próprio beneficiário na plataforma. 

Isso evita que o beneficiário tenha problemas no futuro, devido a uma eventual inadimplência fiscal. Dessa forma, os riscos tributários são reduzidos.

E quanto ao compliance

Desenhamos essa funcionalidade junto com nossos parceiros, pensando nos desafios de compliance dos planos de Stock Options no Brasil. São desafios que as plataformas estrangeiras não têm recursos para atender, justamente porque são tão específicos à nossa realidade.

Existe ainda uma certa insegurança jurídica em nosso país, quando o assunto são opções. Empresas brasileiras – e até empresas offshore com funcionários no Brasil – podem ser prejudicadas pelas lacunas e ambiguidades na regulação. Assim, medidas de compliance são ainda mais críticas.

O novo fluxo de exercício de opções do Basement permite que os operadores da plataforma coletem todas as evidências para demonstrar que suas práticas estão em conformidade com as regulações. O sistema permite deixar tudo documentado. Por exemplo, ficará registrado que o beneficiário fez o pagamento antes da emissão das ações.

Assim, se a sua empresa eventualmente enfrentar auditorias ou processos, todos os documentos necessários para sua defesa estarão preparados. É possível até mesmo tomar medidas proativas para demonstrar que está agindo dentro das regulações e evitar conflitos posteriores. 

Como fazer o gerenciamento do fluxo de exercício de opções no Basement?

O gerenciamento do fluxo do exercício de opções no Basement acompanha de perto o processo que você viu acima. Com apenas 6 etapas, envolvendo o administrador do sistema e os beneficiários, é possível ir da notificação à homologação do exercício. 

  1. Para começar, o administrador configura o processo de exercício de opções 
  2. Um beneficiário notifica que deseja realizar o exercício de opções de acordo com seu calendário de vesting
  3. O administrador valida a notificação
  4. Em seguida, o administrador gerencia o pagamento do exercício
  5. Para completar, o administrador envia o exercício para homologação
  6. O exercício é homologado por nossa equipe de Operações e concluído

Agora, veja o passo a passo de cada etapa.

1. Configuração do exercício de stock options

Essa etapa é realizada pelo administrador. Para configurar o processo de exercício de opções para a organização, vá em Opções > Exercícios > Configurações do exercício

Você poderá definir a forma de pagamento e a ativação ou desativação do exercício via Basement.

Forma de pagamento: Inclua as formas de pagamento que ficarão habilitadas para seleção dos beneficiários e salve. Alguns exemplos são “À vista”, “Parcelado em 2x” e “Parcelado em 3x”.

Ativação ou desativação do exercício via Basement: Selecione Ativar para permitir que os beneficiários notifiquem o exercício de opções por meio da plataforma. Selecione Desativar para que a notificação fique indisponível.

Fluxo de exercício de stock options

2. Notificação do exercício

Essa etapa é realizada pelo beneficiário. Ele pode notificar que vai realizar o exercício de opções por meio da plataforma, se o administrador tiver ativado essa funcionalidade.

Para isso, o beneficiário deve acessar sua área pessoal e ir até Opções > Visão geral. Para um contrato com opções vestidas, ele poderá clicar no botão de ação e em Notificar exercício.

Será preciso preencher as informações do exercício: quantidade de opções, forma de pagamento, anexo de documentos e mensagem para o administrador. Em seguida, clicar em Avançar.

Na próxima tela, o beneficiário pode confirmar as informações e, se necessário, clicar em Voltar para ajustá-las. Caso estejam corretas, basta clicar em Notificar.

Uma notificação é enviada ao administrador por e-mail. O beneficiário também será informado sobre o andamento do fluxo por e-mail e pela plataforma.

3. Validação da notificação

Quando o administrador é notificado do exercício, ele deve fazer a validação. Para isso, vá em Opções > Exercícios.

Na tabela de notificações, você encontrará a nova notificação de exercício com o status Sob análise. Clique no botão de ação e em Ver mais.

Verifique as informações do exercício fornecidas pelo beneficiário. Se necessário, será possível editar e salvar a quantidade de opções e a forma de pagamento.

Se necessário, será possível ainda preencher os campos referentes a documentos, índice de correção, preço de exercício efetivo e mensagem para o beneficiário.

Depois de fornecer e conferir todas as informações, o administrador pode Rejeitar ou Aceitar a notificação de exercício, clicando nos respectivos botões. 

Se a notificação for rejeitada, o processo é finalizado. Se for aceita, ele segue para a próxima etapa. Em ambos os casos, o beneficiário é informado por e-mail e pela plataforma.

4. Gerenciamento do pagamento

Após a validação da notificação de exercício de stock options, o administrador deve gerenciar o pagamento. Vá em Opções > Exercícios. Clique em Ver mais e, na lateral esquerda da tela, selecione a aba Dados de pagamento.

Em Informar parcelas, adicione, edite e exclua parcelas conforme necessário, até o limite de valor do preço de exercício efetivo.

O valor das parcelas informadas tem impacto sobre o status de pagamento do exercício. Assim, o administrador terá mais facilidade para controlar os pagamentos efetuados ou pendentes. 

Na tabela de exercícios, é possível verificar o status de pagamento de qualquer exercício específico. Para isso, basta clicar em Opções > Exercícios e observar a coluna Pagamento

Na parte superior da tabela de exercícios você encontrará também os filtros para otimizar a navegação entre os exercícios de opções. Entre os filtros disponíveis, está o de Pagamento. Dessa forma, é possível filtrar exercícios pelo seu status de pagamento.

5. Envio do exercício para homologação

Essa é a última etapa que cabe ao administrador. Para completá-la, vá em Opções > Exercícios > Ver mais > Dados de pagamento.

Clique em Enviar para homologação. O exercício de stock options será enviado para a realização do registro e a emissão / transferência das ações para o beneficiário.

fluxo de exercício de stock options
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6. Homologação do exercício

Atualmente, a etapa de homologação do exercício de stock options é feita pelo setor de Operações do Basement. Nossa equipe de profissionais realizará o registro a partir das informações informadas pelo administrador e o beneficiário na plataforma.

Não se esqueça de enviar os documentos de suporte por meio dos canais de atendimento do Basement. São documentos como atas de reunião do Conselho de Administração, necessários para que nossa equipe registre corretamente os exercícios.

Quando a operação é concluída, o exercício é automaticamente concluído. Administrador e beneficiário são informados da conclusão por e-mail e pela plataforma.

Agora, você já pode fazer login na plataforma e se familiarizar com a nova funcionalidade de gerenciamento do fluxo de exercício de opções. Se tiver dúvidas, entre em contato com a equipe de Customer Success.

Ainda não implementou o Basement na sua empresa? Agende uma conversa com nossa equipe e conheça todos os benefícios da plataforma para para gestão de Incentivos de Longo Prazo!

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