Como o Basement ajudou o JOTA a modernizar sua gestão societária

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Aqui no Basement, buscamos construir uma solução cada vez mais completa para a gestão societária digital, capaz de descomplicar desde o controle de stock options até a administração de livros societários. O JOTA é uma das empresas que está apostando em nossa solução para trazer sua rotina societária para o mundo digital – e, assim, ganhar mais praticidade e transparência. 

Conversamos com o Marc Sangarné, CEO do JOTA, e com a Gabriela Balsabino, que é Coordenadora de Contratos, para entender como tem sido sua experiência com o Basement. Confira:

Sobre o JOTA

O JOTA é um dos principais portais de notícias sobre o universo jurídico brasileiro. Fundado em 2014, hoje ele recebe entre 700 mil e 1,7 milhão de leitores únicos em seu site todos os meses. Além disso, oferece newsletters e análises exclusivas para milhares de assinantes individuais e centenas de assinantes corporativos.

Em 2019, o JOTA recebeu investimento de fundos de Venture Capital, em uma rodada liderada pela Astella Investimentos. Por esse motivo, ter a vida societária em ordem é ainda mais importante – afinal, esse tipo de investidor costuma exigir um alto nível de governança das suas investidas. 

As dificuldades do JOTA antes do Basement

O JOTA é uma startup. Como muitas empresas nesse meio, ela aposta em um Plano de Stock Options para engajar seus colaboradores e formar uma equipe de alta performance. Porém, a gestão desse tipo de Incentivo de Longo Prazo (ILP) traz alguns desafios.

Em primeiro lugar, é preciso garantir que o quadro de participações (cap table) esteja sempre organizado e atualizado. Afinal, quando a empresa passa a ter mais pessoas participando da sua estrutura de capital – sejam sócios, investidores ou colaboradores com direito a ações –, essa estrutura ganha complexidade. Logo, os meios mais analógicos de gestão e controle (a exemplo do excel) podem se mostrar ineficazes.

cap table basement

Em segundo lugar, Stock Options são um incentivo que pode ser difícil de compreender e também de enxergar seu valor. Por isso, o JOTA precisava de uma solução que permitisse tornar esse conceito mais tangível para seus colaboradores. 

basement jota

O principal desafio, naquele primeiro momento, era explicar o nosso Employee Stock Option Plan (ESOP – plano de Stock Options para colaboradores)  para as pessoas. Sem entender o ESOP, elas não valorizavam os instrumentos recebidos.”

– Marc Sangarné, CEO do JOTA

Foi nesse contexto que o JOTA conheceu o Basement e se tornou nosso cliente. A tomada de decisão para a contratação de nossa plataforma foi fortemente motivada pelo potencial de engajar os membros do time que possuíam Stock Options.

“Ao nível estratégico, o Basement poderia ajudar a motivar os funcionários, criando um hábito de consultar o valor do equity, mesmo que seja estimado e ilíquido. Tangibilizar o plano de Stock Options criado para os colaboradores é muito importante.”

– Marc Sangarné
vesting basement
Tela para acompanhamento de stock options na visão dos colaboradores.

A parceria entre o JOTA e o Basement cresceu junto com o avanço da nossa solução. Então, quando a plataforma passou a oferecer funcionalidades para a gestão de Livros Societários Digitais, o JOTA viu uma oportunidade de elevar suas práticas de governança.                 

A empresa enfrentava dificuldades com essa atividade da gestão societária, que ainda era feita de maneira analógica, com documentos dispersos, atas desatualizadas e livros físicos. E, como se trata de um negócio que já recebeu investimentos de fundos de Venture Capital, ter uma boa governança era uma prioridade ainda maior.

gestão societária basement

“Nossos livros societários ainda estavam registrados em papel e o controle do quadro de participações era feito em uma planilha de excel com muitos dados. Era preciso mostrar mais transparência aos sócios e investidores.”

Gabriela Balsabino, advogada e  Coordenadora de Contratos no JOTA

Assim, a parceria entre JOTA e Basement se fortaleceu, com o objetivo de aprimorar a governança societária da empresa e atender às demandas dos seus investidores por transparência da informação.

Como o Basement está ajudando o JOTA a modernizar sua gestão societária

Um dos focos da parceria entre JOTA e Basement é a gestão de Livros Societários. A empresa utilizou nossa plataforma para realizar a transição dos livros físicos para o formato digital, conforme exige a nova norma do DREI.

“O Basement organizou toda a nossa área societária, que antes estava um pouco bagunçada. Agora, está tudo em seu devido lugar, e nossos sócios e investidores com  acesso às informações – está tudo registrado na plataforma.”

– Gabriela Balsabino
governança basement

A organização não é o único benefício da plataforma para a gestão de Livros Societários. Outra vantagem importante é a facilidade. Na plataforma, é possível criar as atas de AGEs e RCAs imediatamente após o evento. Se houver algum erro, diferentemente das atas em papel, é possível corrigi-lo sem precisar recomeçar do zero. Ou seja, chega de retrabalho e de pontas soltas.

Quando o registro é concluído, é possível enviar notificações para cada signatário e monitorar as assinaturas faltantes. A assinatura é feita na plataforma. Assim, não importa onde os acionistas ou conselheiros estiverem, todos conseguem assinar os documentos rapidamente.

governança societária software
Tela para acompanhamento do status dos eventos societários e atas

Depois de assinados, esses documentos são combinados para formar os Livros Societários. A criação do livro é automática e pode ser feita em apenas 5 passos. Dessa maneira, a empresa está sempre em conformidade com seus deveres legais.

“A gestão dos Livros Digitais nos permite entrar em conformidade. Como o Jota tem sócios em vários países, não conseguiríamos assinar todos os documentos de outra forma.”

– Marc Sangarné

No caso do JOTA, a transição dos livros físicos para o formato digital não foi motivo para dores de cabeça. Em cada etapa desse processo, nossa equipe de advogados e paralegais acompanhou de perto o time jurídico da startup para facilitar a implementação e o uso da plataforma.

“Eu me senti totalmente apoiada. Todas as dúvidas que surgiam pelo caminho, eu trazia para a equipe do Basement e recebia o retorno – sempre foi assim. Fazíamos várias trocas, com orientações sempre muito claras que me ajudaram bastante. Não fiquei sozinha em nenhum momento!”

– Gabriela Balsabino

Comece sua parceria com o Basement

De Livros Societários a Stock Options, o Basement é a solução ideal para manter a Gestão Societária sempre em dia e elevar a governança para um novo patamar. 

Quer fazer como o JOTA e modernizar a gestão societária da sua empresa com o Basement? Clique aqui para falar com um de nossos consultores e receber  uma demonstração da ferramenta.

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